Cancelar un CFDI parece un trámite administrativo menor, pero no lo es: una vez enviada la solicitud, no hay manera de deshacerla. Eso cambia el costo de equivocarse:
- A diferencia de un error de emisión que se corrige con una nueva factura; un error al cancelar puede dejar la operación sin resolver mientras se espera una respuesta que no está en tus manos si el receptor tiene que aceptarla.
Por eso, listamos los errores que más se presentan al cancelar y que impactan en el resultado del proceso:
1) No verificar el comprobante previamente: Cancelar un CFDI que en realidad no debía cancelarse, porque no se corroboró el folio antes de enviar la solicitud, es frecuente. Si el comprobante correcto era otro, hay que reexpedir el que se canceló mal y empezar de nuevo todo el proceso.
2) Cancelar en el orden equivocado: cuando el motivo de cancelación implica sustituir el comprobante, el orden importa: primero se emite el CFDI correcto relacionándolo con el folio del que se va a cancelar, y hasta entonces se solicita la cancelación del original. Invertir ese orden —cancelar antes de tener el sustituto listo— puede dejar la operación sin respaldo documental mientras se resuelve.
3) Tratar de cancelar un comprobante con documentos relacionados vigentes: si el CFDI que se quiere cancelar ya tiene otros comprobantes relacionados vigentes —una nota de crédito o un CFDI de pago emitidos después, por ejemplo—, esos comprobantes deben cancelarse primero, y hasta entonces es que podrá realizar el proceso sobre el original.
4) Usar una clave de motivo incorrecta: elegir una clave distinta a la que realmente aplica no impide que la solicitud se envíe — pero sí puede generar inconsistencias si más adelante se revisa por qué se solicitó esa cancelación. La clave debe reflejar por qué se cancela: error con relación, error sin relación, una operación que no se concretó, o una venta de factura global que el cliente después pide facturar de forma nominativa.
5) Indicar mal el folio de sustitución en motivo 01: se requiere registrar correctamente el folio fiscal del CFDI que sustituye al que se cancela. Si ese folio no corresponde al comprobante real que lo reemplaza, la relación entre ambos queda mal hecha, aunque la solicitud se haya enviado sin problema.
6) Ignorar el rechazo: enviar la solicitud de cancelación no es lo mismo que completarla. En caso de requerir autorización, el receptor tiene un plazo para aceptarla o rechazarla y si no responde, se da por aceptada. El error común es no volver a consultar el estatus después de ese plazo — si el comprobante sigue apareciendo como vigente, es señal de que el receptor la rechazó, y la operación que se quería corregir sigue viva.
7) Cancelar fuera del plazo: el CFDI puede cancelarse, como regla general, hasta el mes en que corresponda presentar la declaración anual del ejercicio en que se emitió —marzo para personas morales, abril para personas físicas, conforme al artículo 29-A del CFF—. Cancelar después de ese plazo puede derivar en una multa de entre el 5% y el 10% del monto del comprobante, conforme al artículo 81, fracción XLVI del CFF.
El proceso de una cancelación no se cierra cuando envías la solicitud, sino cuando confirmas que el estatus del comprobante cambió.
Ese hábito —revisar, no asumir— es lo que evita que la mayoría de estos errores pasen desapercibidos.
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