Aunque llevamos varios años utilizando los Comprobantes Fiscales Digitales como único documento con valor fiscal para el intercambio de bienes y servicios entre las empresas, fue a partir de la versión 3.3 del CFDI cuando se logró precisión en los datos contenidos en dichos documentos, por ejemplo, con la introducción de catálogos con claves para los siguientes elementos:
- Tipo de comprobante
- Régimen fiscal
- Uso del CFDI
- Forma y método de pago
- Productos y servicios
- Unidad de medida
- Tipo de impuesto, tasa o cuota
- Relación entre CFDI´s
- Entre otros
Además, a partir del 1 de septiembre de 2018, se hizo obligatorio el uso del complemento de pago (también llamado Recibo Electrónico de Pago – REP) en los casos en que el método de pago sea en Parcialidades o Diferido (PPD) y este requerimiento ha generado dolores de cabeza a muchas empresas; pues se trata de otro paso a incluir en los controles fiscales.
Queda claro que con este tipo de CFDI de pago, el SAT completa el círculo de verificación sobre el momento en que las empresas reciben los ingresos y, por tanto, el momento en que se hacen efectivos los adeudos de impuestos.
Pero todo esto, no solo puede traducirse en un problema para las empresas mexicanas; también podemos aprovecharlo como una herramienta operativa que permita tener el control de las operaciones, poder establecer políticas empresariales y garantizar que estas se cumplan.
Es sabido que la contabilidad en nuestro país se lleva, principalmente, para garantizar el cumplimiento fiscal y no es útil para llevar la operación de una empresa porque se hace «a toro pasado» y no nos dice mucho a los que dirigimos negocios; pero cómo cambiaría el panorama si empleáramos los CFDI (emitidos y recibidos) para:
- Conocer lo ingresado y egresado de nuestras cuentas bancarias en determinado período; así como, lo que tenemos exactamente en cuentas por pagar y cuentas por cobrar por cada uno de nuestros proveedores y clientes.
- Definir un formato para órdenes de compra (OC) y revisar de manera automática la correspondencia entre estas y las facturas recibidas (fechas, montos, cantidades, precios, etc.).
- Saber cuándo se están cumpliendo o no las condiciones comerciales acordadas con clientes y proveedores.
- Evitar trabajos de revisión manual de facturas contra cobros y pagos.
- Hacer conciliaciones en automático con clientes y proveedores.
- Prevenir, mediante reglas, que ocurran errores en facturación, pagos y cobranza; que en ocasiones son detectados muy tarde o simplemente no son detectados.
Con la programación de estas y otras reglas de negocio, se pueden utilizar los CFDI para mejorar la operación de los negocios y hacer, por ejemplo, que el sistema rechace una factura porque la OC asociada o referenciada en la misma fue facturada anteriormente o, porque los precios o las cantidades difieren de los que se enviaron en la OC, etc.
En fin, todas estas implementaciones a nivel operativo son las oportunidades que nos brinda el modelo mejorado de CFDI, que se robusteció con la versión 3.3 y ahora cierra su ciclo con el complemento de pago (REP).
Ha llegado el momento de utilizar los CFDI para asuntos operativos, en lugar de emplearlos solamente para cumplir con las obligaciones del SAT. Por eso, en MYSuite hemos desarrollado diversas soluciones adaptables a los flujos de trabajo y reglas negocio de las empresas que permiten la automatización de estos procesos fiscales de manera eficiente y amigable; mediante las cuales pueden gestionarse en línea los documentos que se expiden y/o reciben derivados de la relación comercial con clientes y/o proveedores, además de obtener informes en reportes de datos precisos y validados con la información del SAT.
