Cómo evitar errores al cancelar una Factura electrónica

Como ya sabemos, el actual proceso de cancelación de Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI) puede o no requerir de la aceptación del receptor.

Fundamento: Reglas 2.7.1.38. y 2.7.1.39. de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente.

Esto se debe en gran medida a que, anteriormente, algunos emisores que generaban facturas con errores no se percataban de ello sino hasta después de pasado un tiempo y decidían cancelarlas cuando su receptor ya las había pagado o autorizado el pago.

En ese sentido, MYSuite estima importante repasar el modo en que opera dicho esquema para tener claro en qué casos, y en cuáles no, es necesaria la cancelación de una factura electrónica (CFDI).

Por eso, les presentamos algunos ejemplos en los que analizamos si debiera cancelarse o no el CFDI, la forma en que (de proceder) se haría la cancelación y la solución para subsanar el error en cuestión.


Escenario 1: Error en el monto

a) Facturación de un monto menor al real de la operación:

Ejemplo

Se emite una factura con un total de 2 mil pesos, pero el monto correcto de la operación realizada es de 2 mil 500 pesos.

En este caso, la factura debe cancelarse (siempre y cuando no se haya realizado o iniciado su pago)* y podrá ser sin la aceptación del receptor; ya que su monto es inferior a 5 mil pesos.

Seguidamente, el emisor deberá expedir una nueva factura por el valor correcto (2,500.00 pesos) detallando como «CFDI Relacionado» el folio fiscal (UUID) de la factura que canceló (estableciendo el tipo de relación 04 “Sustitución de los CFDI previos”).

* Si la factura original fue pagada o se inició el proceso de su pago posterior, en primera instancia sería no cancelable al existir otros documentos relacionados a esta, los cuales habría que cancelar previamente.
En este supuesto, a nuestro entender, el ajuste para corregir el valor de la operación puede realizarse mediante una nota de débito relacionada a dicha factura original (tomando como base el ejemplo citado, por los 500 pesos que faltaron por facturar; haciendo referencia a su folio fiscal -UUID- con un tipo de relación 02 «Nota de débito de los documentos relacionados»)… Así no tendrían que solicitarse y/o realizarse varias cancelaciones.

 

b) Facturación de un monto superior al real de la operación:

Ejemplo

Se emite un CFDI por un total de 3 mil pesos; sin embargo, el monto correcto de la operación realizada es de 2 mil 700 pesos.

En este ejemplo, la factura no tendría por qué cancelarse ante el SAT; pues el ajuste correspondiente puede realizarse mediante una Nota de crédito por el monto facturado de más (relacionando ambos comprobantes por medio de la inclusión, en la nota de crédito, del folio fiscal de la factura original, con un tipo de relación 01 «Nota de crédito de los documentos relacionados»). Esto, independientemente de que la operación ya haya sido pagada o no**.

** [1] Si al detectarse el error la factura ya había sido pagada, luego que se emita la nota de crédito sugerida se tendrán dos opciones: Emisor y Receptor pueden acordar efectivamente la devolución de lo cobrado/ pagado de más o bien, declararlo como anticipo para operaciones futuras.
** [2] Si la factura original no ha sido pagada en su totalidad, la nota de crédito que se le genere va a disminuir su saldo pendiente de cobro/ pago y en tal sentido, puede optarse por ajustar proporcionalmente las parcialidades restantes o solamente la última parcialidad (de acuerdo con las condiciones comerciales pactadas o según le sea más conveniente tanto al emisor como al receptor)… Si no se desea realizar el procedimiento de esta manera, para solicitar la cancelación de la factura origen, entonces primero deberá cancelarse cualquier otro CFDI vigente que guarde relación con la misma.
** [3] No obstante nuestra sugerencia en este caso… misma que consideramos, permite tener una mejor trazabilidad, control y claridad desde el punto de vista administrativo y contable de las operaciones y transacciones que realicemos (sin incumplir las disposiciones fiscales), cuando esta factura original no haya sido pagada ni se haya iniciado el proceso de pago por su receptor, el emisor podrá determinar cancelarla sin la aceptación del receptor por ser inferior a 5 mil pesos y emitirle una nueva factura por el valor correcto (para sustituir el comprobante que cancele).

 


Escenario 2: Error en concepto

Ejemplo

Se hizo un comprobante fiscal digital con un error en el producto o servicio registrado (su emisor prestó un servicio de mantenimiento, pero registró “servicios contables”); cuyo monto es, además, superior a los 5 mil pesos***.

Aquí pueden aplicar dos casos de uso:

Caso A: Si se percata de su error dentro de los tres días siguientes a haberla emitido, podrá realizar la cancelación sin la aceptación del receptor y generar una nueva factura con la descripción, clave de producto o servicio y/o clave de unidad de medida correctas; agregando como «CFDI Relacionado» la información de la factura que previamente canceló (Tipo de relación 04 y UUID de la factura cancelada).

Caso B: Si se da cuenta del error luego de los tres días siguientes, al consultar el comprobante verá que solamente podrá cancelarlo con la aceptación de su receptor; por lo que tendrá que enviarle una solicitud de aceptación y esperar su respuesta o la cancelación automática por parte de SAT (si es que el receptor no contesta en el transcurso de los 3 días hábiles subsiguientes a recibir el mensaje con el aviso de cancelación en su buzón tributario). En este supuesto, el nuevo comprobante no podrá emitirse hasta que el receptor acepte la cancelación de anterior o bien, este se cancele automáticamente por plazo vencido.

*** Si esta factura con error en el concepto hubiera sido por un monto inferior a los cinco mil pesos, también habría que cancelarla y emitir una nueva con los datos correctos para sustituirla; pero sería en cualquier momento, sin la aceptación del receptor.

 


Te recordamos que las cancelaciones con este esquema pueden solicitarse a través de los Proveedores de Certificación de Comprobantes Fiscales Digitales autorizados por el SAT; por lo que, en MYSuite, pueden realizarse desde la propia plataforma de facturación en línea que se utiliza para generar los CFDI; sin importar el estatus de cancelación en que se encuentre el comprobante.

Si tienes alguna duda sobre los diferentes escenarios de cancelación, contáctanos y con gusto te apoyaremos en resolverlas.

 

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